Zagra w biznesie. Podcast: Jak nowoczesne systemy SFA automatyzują zamówienia? – rozmowa z Grzegorzem Dembickim

Systemy SFA to – jak nazwa wskazuje – automatyzacja. Szczególnie, jeśli chodzi o najbardziej podstawowe procesy biznesowe, takie jak np. zamówienia. Jak wyglądają w praktyce i co dają producentowi sugerowane listy produktów? Czy system naprawdę potrafi pomyśleć za przedstawiciela? Więcej na ten temat opowiada Grzegorz Dembicki, Business Development Director w Sagra Technology.

Michał Mikołajewski: Witaj w naszym podcaście. Nazywam się Michał Mikołajewski i zapraszam na serię spotkań ze specjalistami, z którymi rozmawiam o technologiach i nowoczesnych rozwiązaniach w handlu. Z nami dowiesz się, co zagra w biznesie.

M.M.: Dzień dobry, witam w kolejnym odcinku naszego podcastu. Dzisiaj moim gościem jest Grzegorz Dembicki, Business Development Director w Sagra Technology.

Grzegorz Dembicki: Cześć! Dzień dobry.

M.M.: W tym odcinku porozmawiamy o zamówieniach. Można powiedzieć, że są one jednym z najważniejszych, o ile nie najważniejszym procesem, który obsługują systemy SFA. Od razu pytanie dla Ciebie Grzegorzu – w jaki sposób te najnowocześniejsze spośród nich wspierają przedstawicieli w składaniu zamówień?

G.D.: Zanim odpowiem konkretnie, muszę jeszcze powiedzieć, że faktycznie zamówienie jest nadal jednym z najważniejszych procesów. Nadal, dlatego, że kiedyś było głównym procesem w każdym systemie czy w każdej firmie handlowej. Natomiast teraz tych procesów mamy znacznie więcej, a zamówienie nadal stanowi ten core, podstawę tego, co przedstawiciel ma robić. Gdybyśmy poszli w rys historyczny, to pewnie wszyscy pamiętacie, że jeszcze jakiś czas temu – kilka, kilkanaście lat temu – przedstawiciele robili zamówienia najpierw na papierze – czyli takie zamówienia samokopiujące. Jedna strona zostawała w sklepie, druga strona u przedstawiciela jako potwierdzenie, a trzecią trzeba było dostarczyć do hurtowni, do dystrybutora. To dostarczenie zawsze było problematyczne, bo zabierało najwięcej czasu. Niektóre firmy dawały przedstawicielom faksy i przesyłali zamówienia do hurtowni, inni przedstawiciele musieli osobiście te zamówienia dowozić lub też składać je telefonicznie. To zawsze zabierało sporo czasu i zawsze niosło ze sobą błędy w przetwarzaniu takiego dokumentu, bo ktoś musiał to z papieru przepisać do systemu fakturującego, żeby to zamówienie potem zrealizować. Potem weszły systemy SFA, gdzie zamówienie już było można robić po pierwsze w systemie a po drugie – wysyłać je systemowo, to znaczy – wysyłać je dalej na adres email dystrybutora czy hurtownika. Skróciło to czas i zdecydowanie pomogło przedstawicielowi, natomiast dalej mieliśmy po stronie hurtownika kłopot w przepisywaniu zamówienia z maila do systemu księgowego, czy fakturującego. No i teraz jesteśmy w lepszych czasach. Mamy kolejną rewolucję, gdzie zamówienie robione w systemie SFA trafia bezpośrednio do systemu ERP dystrybutora. Tam operator, osoba która u dystrybutora przyjmuje zamówienie, w zasadzie jednym klikiem z zamówienia robi WZ-kę i fakturę. WZ-ka trafia do magazynu. Towar może zostać dowieziony do naszego kontrahenta, więc zmian jest dużo. Teraz systemy zdecydowanie ułatwiają pracę i przedstawicielowi i dystrybutorowi, ale co najważniejsze, mamy pewność danych, bo te dane nie ulegają błędom, tak jak to się działo kiedyś. Tym błędom przy przepisywaniu z jednego narzędzia, czy z jednego formatu, pliku, do systemu.

M.M.: Czyli możemy powiedzieć, że tutaj mamy do czynienia z najważniejszą cechą systemów SFA, czyli tak naprawdę automatyzacją.

G.D.: Tak.

M.M.: I czasami ta automatyzacja sprowadza się faktycznie do tego, że – może to brzmi trochę brzydko – system potrafi pomyśleć za użytkownika. No i w przypadku zamówień, coś takiego też tutaj może się wydarzyć. System potrafi jakby podpowiadać użytkownikowi, co powinien zamówić, prawda?

G.D.: Tak, to fakt, tutaj już te nowoczesne systemy SFA mają bardzo duże możliwości w podpowiedziach. Oczywiście podstawą są dane. Pewnie o tych danych będziemy mówili później. Natomiast wyobraźmy sobie taką sytuację z życia wziętą, gdzie przedstawiciel wchodzi do sklepu, robi jakieś standardowe zamówienie, a system mu mówi: „ale pamiętaj, że jak domówisz jeszcze to i to, albo taki i taki produkt, albo tyle tych produktów więcej, to i Ty będziesz miał lepszą realizację planu i ten sklep będzie miał jakiś lepszy bonus, na przykład wynikający z tego zwiększonego zamówienia”. Więc zdecydowanie, systemy teraz są w stanie sugerować wielkość zamówienia, ale też ilości, czy różne produkty w tym zamówieniu. Na przykład produkty niezamawiane od jakiegoś czasu. Jeżeli przedstawiciel wchodzi do sklepu i dostaje komunikat z systemu, że w tym sklepie, tego produktu już nie ma, a zbadał przed chwilą dystrybucję – to może warto go dodać do zamówienia. I ten produkt od razu sam się pojawi w zamówieniu jako sugestia dla przedstawiciela: „zamów, będziesz miał lepszą sprzedaż, sklep będzie miał ten produkt, który już rotował i sprzedał”. Więc zdecydowanie, systemy wspierają teraz przedstawicieli w robieniu zamówień.

M.M.: A jak to w takim razie wygląda od strony technicznej? Mówisz o danych. Czyli tak naprawdę co po stronie użytkownika – nie mówię tutaj o przedstawicielu, tylko o producencie –musi się dziać, żeby w ogóle system był w stanie podpowiedzieć przedstawicielowi co powinien zamówić? Czymś to musi być zasilone, prawda?

G.D.: Tak, system sam za nas wszystkiego nie zrobi. Pamiętajmy, że aby mógł korzystać z różnych algorytmów sugestii, z podpowiedzi, musimy go zasilić danymi. A dane to na przykład historia zamówień. Dane to na przykład dane z faktur – czyli ile ten sklep faktycznie na fakturę kupił. Dane to stany magazynowe. Proszę sobie wyobrazić, znowu sytuację z życia wziętą: przedstawiciel jest w sklepie, w którym to robi zamówienie i sklep mówi „Wyślij to zamówienie proszę do hurtowni X”. No i przedstawiciel może od razu w czasie rzeczywistym zobaczyć, że w hurtowni X tego towaru nie ma i sklep będzie musiał czekać na towar długo dłużej, lub w ogóle go nie dostanie. A pamiętajmy, że out of stock – czyli brak produktu na półkach w sklepie jest najgorszą z możliwych sytuacji. Czyli jeżeli przedstawiciel dostaje informację z systemu, że danego produktu u tego dystrybutora konkretnego nie ma, to może to zamówienie przekierować do innego dystrybutora, u którego te produkty są dostępne i wszyscy są zadowoleni. Więc dane są tutaj kluczowe do tego, żeby system sensownie sugerował, czy podpowiadał przedstawicielowi co zrobić. Poza tym, zamówienie też przedstawiciel może podzielić na kilku dystrybutorów. Część produktów od jednego dystrybutora, część produktów od innego. Tutaj nowoczesne systemy muszą przedstawicielowi pomagać. Natomiast ta pomoc może być bardzo szeroka dopiero wtedy, jeżeli ten system zasilimy danymi, choćby korzystając z integracji z dystrybutorami. Bo teraz wyobraźmy sobie to, co już mówiłem o stanach magazynowych. Jeżeli mamy integrację z dystrybutorem to po pierwsze – możemy dostać informację o tym, ile sklep kupił towaru w ostatnim czasie. Jeżeli wiemy jakie jest rozchód tego sklepu, czyli jaki jest obrót w tym sklepie, to system może zaproponować przedstawicielowi zwiększenie wartości zamówienia. Wartości czy ilości produktów w zamówieniu w oparciu o algorytmy, które w tym systemie możemy zaszyć, więc dane są tutaj kluczowe.

M.M.: Jak w tym kontekście możemy widzieć korzyści które płyną dla producenta z korzystania z takiej sugestii zamówień? Bo na pewno wiemy jakie płyną dla przedstawiciela – jego praca jest szybsza, bardzo możliwe, że w wielu punktach sprzedaży w zasadzie całe zamówienie może przeprowadzić na podstawie sugestii, bo to będą jakieś powtarzające się produkty i ilości, więc tak naprawdę czas wizyty skróci się do kilku minut. Natomiast w skali całej działalności producenta – jakie korzyści płyną dla niego?

G.D.: Wiesz co, myślę, że znowu musimy popatrzeć na taki szerszy rys trochę. Do niedawna większość producentów mówiło, że najważniejsze, żeby sklep był zatowarowany w ich produkty i niezależnie od tego ja dużo tych produktów było – im więcej ich tym lepiej bo tak jak powiedziałem wcześniej – out of stocki są złe. A producenci mieli taką tendencję: „załadujmy ten sklep po sufit naszymi produktami. Nie wejdzie konkurencja – super robota”. Natomiast ja obserwuję teraz znaczną zmianę tej tendencji. Producenci dużo bardziej świadomie podchodzą do biznesu, ale też kontrahenci czyli właściciele sklepów nie chcą się towarować i stockować nie wiadomo jak bardzo towarem – chcą mieć i sprzedawać towar mądrze. Chcą go mieć wystarczająco dużo, żeby zapewnić konsumentowi dostępność tego towaru. Natomiast chcą go też mieć wystarczająco mało, żeby nie przerzucać kartonów z miejsca na miejsce, żeby nie stockować i nie zamrażać swoich środków więc producentowi to daje na pewno taką uczciwszą możliwość współpracy ze swoim kontrahentem. Daje możliwość ciąglłęgo zwiększania sprzedaży, bo nawet jeżeli mówimy o tym, że stock magazynowy powinien być nie za duży ale powinien być właściwy, czyli produktu powinno wystarczyć od wizyty do wizyty przedstawiciela, ewentualnie od dostawy do dostawy towaru od dystrybutora, to producentowi na pewno system pomoże w tym, żeby odrobinę zwiększać sprzedaż. Sensownie, z głową zwiększać sprzedaż, w tych obszarach, czy w tych dokładnie kategoriach, czy w tych produktach, które to chcemy zwiększać. Algorytm może nam powiedzieć „szanowny kontrahencie, szanowny sklepie – jeżeli w ciągu ostatniego tygodnia sprzedałeś dwadzieścia produktów i został ci jeden, to jest ryzyko, że za chwilę tego produktu nie będzie, nie będzie go na stanie – to może przy kolejnym zamówieniu, powinniśmy nie zamawiać dwudziestu produktów, tylko zamówić dwadzieścia pięć albo dwadzieścia cztery.” Czyli bardzo precyzyjnie i sensownie możemy skategoryzować naszych kontrahentów. Ten kontrahent będzie mógł mieć inną sugestię zamówienia, a drugi inną, w zależności od jego możliwości, od jego obrotu, od wielu innych parametrów, które możemy w systemach analizować. Więc podsumowując uważam, że zdecydowanie możemy osiągnąć po pierwsze wzrosty sprzedaży, po drugie – możemy osiągnąć rozbudowę dystrybucji numerycznej, bo system dalej może sugerować te produkty, które w tym klepie być powinny, co przykład wynika z jego kategoryzacji, jego lokalizacji, jego otoczenia i wielu innych parametrów. Więc dobry system i dobre algorytmy, które w tym systemie są zawarte, czy mogą być zawarte, będą w stanie zwiększyć sprzedaż i poprawić dystrybucję numeryczną. Jestem o tym przekonany.

M.M.: Czyli widzimy tak naprawdę, że automatyzacja na całkiem wąskim polu w ramach jakiegoś procesu może odnieść duże skutki, jeśli chodzi o realizację całej strategii sprzedażowej.

G.D.: Tak, to potwierdzam, że te szersze korzyści dla producenta wynikające z automatyzacji i z możliwości systemowych przy robieniu zamówień są jak najbardziej oczywiste. Możemy sobie nawet powiedzieć o przykładach, że przedstawiciel wchodzi do sklepu i robi skanowanie półki aparatem, który ma w smartfonie i system mówi: „wiesz co, na półce nie znalazłem tego, tego i tego produktu. Od razu je dodaję do zamówienia. Od razu je dodaję w takich ilościach, jakie wynikają z kategoryzacji tego konkretnego sklepu.” Wyobraźmy sobie jeszcze inną sytuację, że przedstawiciel w momencie kiedy robi zamówienie standardowe, wpisał dwadzieścia parę produktów, a system mówi: „wiesz co, ale te produkty możesz wykorzystać, żeby sprzedać taką i taką promocję. Wtedy i Ty możesz zwiększyć swoją sprzedaż, czyli dodając kilka pozycji, a twój kontrahent uzyska jakiś bonus, gadżet, gratis, rabat – cokolwiek”. Możemy sobie wyobrazić jeszcze wiele takich ciekawych rozwiązań, gdzie system automatyzuje robienie zamówienia, ale z drugiej strony – po co sobie to wyobrażać? Wystarczy wziąć do ręki nowoczesny system i te rozwiązania, o których przed chwilą powiedziałem już w tym systemie są. Warto z tego korzystać i warto mieć dobry i nowoczesny system SFA.

M.M.: Myślę, że jest to najlepsze zdanie na zakończenie naszej rozmowy. Dziękuję Ci Grzegorzu i zapraszam Państwa na kolejny odcinek naszego podcastu.

G.D.: Dziękuję również i pozdrawiam serdecznie. Do usłyszenia!